第五章 档案和信息管理

    第三十四条 奖励扶助档案和信息管理的基本原则是：

    （一）真实准确。奖励扶助档案和信息内容做到与实际情况相符。确保各类资料的真实性、准确性。

    （二）及时完备。奖励扶助档案和信息资料应及时进行收集、整理、归类、建档、录入、反馈，确保各类资料完整全面。

    （三）统一规范。省级人口计生部门制定奖励扶助档案管理和信息录入、反馈的统一标准，确定分类分级管理权限和范围，确保各类资料的规范性。

    （四）便捷有效。各类奖励扶助档案和信息资料要简易明了，方便查询，提高利用率。

    第三十五条 奖励扶助对象档案管理主要内容和基本要求是：

    (一)主要内容

    1、奖励扶助对象个人档案，指经县乡人口计生部门确认的奖励扶助对象的有关信息资料。主要包括：（1）个人申请书；（2）申报表；（3）身份证和婚姻证明、户口簿复印件；（4）村级审议表、群众座谈记录材料；（5）新增对象见面调查表；（6）领取奖励扶助金存折通知单送达回执；（7）年审表；（8）其它相关证明材料。

    2、奖励扶助工作档案，指记录奖励扶助工作过程的各类资料。主要包括：（1）相关文件、工作计划和总结评估报告等；（2）各类表格；（3）年度奖励扶助对象名单纸质表格和电子文档；（4）影像资料；（5）其它相关材料。

    （二）管理程序

    1、档案收集2、立卷分类3、立卷组合4、立卷编目5、档案归档6、档案保管

    （三）基本要求

    1、专人负责，专柜存放，集中管理。县、乡级人口计生部门要指定专人负责奖励扶助档案管理工作，配备专门的档案柜，集中保存、管理奖励扶助档案资料。村级由村计划生育专干（管理员）负责管理。

    2、分级分类归档。

    （1）分类建档。按照档案资料性质，分奖励扶助对象个人档案和奖励扶助工作档案两类进行归档。其中，奖励扶助对象个人档案以个人为单位，按一人一卷建档；奖励扶助工作档案以年度为单位，按一年一卷建档。

    （2）分级归档。奖励扶助对象信息资料个人档案由县级人口计生部门负责归档，乡级人口计生部门为方便工作也可建立对象个人辅助档案；奖励扶助工作档案由各级人口计生部门分别负责本级的奖励扶助工作资料的收集、整理、立卷和归档工作。

    3、档案装订整齐有序，方便查询。按照档案管理要求编制档案索引目录。奖励扶助对象个人档案卷内材料的排列，按目录、申请申报确认材料、户籍材料、婚姻、生育材料等顺序排列，形成确认对象的完整卷宗；奖励扶助工作档案卷内材料，按目录所定顺序整理排列。

    4、奖励扶助对象个人档案卷内材料的目录填写、案卷装订、借阅、查询等按《档案管理条例》有关规定进行。奖励扶助对象个人档案为永久卷。

    5、奖励扶助对象个人档案的整理归档，从每年度奖励扶助金发放后开始，当年10月底之前完成；奖励扶助工作档案的整理归档，每年元月份开始对上年度档案进行收集、整理，2月底之前完成。

    第三十六条 奖励扶助信息管理的主要内容和基本要求是：

    （一）基本内容

    1、基本信息内容及其来源

    奖励扶助信息分为三类：奖励扶助对象信息、奖励扶助资金信息、奖励扶助工作信息。

    （1）奖励扶助对象信息：

    ①奖励扶助对象个案信息

    ②奖励扶助对象汇总信息

    信息来源：人口计生部门按照奖励扶助对象条件和确认程序自下而上登记、上报。

    （2）奖励扶助资金信息：

    ①奖励扶助资金预算信息

    信息来源：财政部门根据奖励扶助对象人数、奖励扶助标准、各级财政负担比例等计算（计算过程由信息系统完成）。

    ②奖励扶助预算资金拨付信息

    信息来源：财政部门将预算资金拨付代理发放机构后，提供预算资金拨付信息。

    ③奖励扶助个人账户建立及资金到位信息

    信息来源：代理发放机构。

    ④奖励扶助资金实际发放总量（含结存情况）

    信息来源：代理发放机构。

    （3）奖励扶助工作信息：

    各地出台的各种政策文件、管理规范、工作动态等。

    （二）信息管理

    （1）奖励扶助对象信息管理：人口计生部门负责建立奖励扶助对象个案信息档案，做好奖励扶助对象登记、上报、审批、变更等工作，奖励扶助对象信息管理实行年审制。

    （2）奖励扶助资金信息管理：建立奖励扶助目标人群和资金需求预测预报制度，按要求向财政部门提供下年度目标人群汇总信息和资金需求计划，对奖励扶助专项资金实行跟踪管理。

    （3）奖励扶助监控管理：包含奖励扶助情况抽样调查、奖励扶助情况反馈、奖励扶助工作综合调控、动态监控管理和信息举报管理。

    （4）奖励扶助工作管理：主要包括奖励扶助工作信息交流，奖励扶助信息统计分析等内容。

    （三）管理程序

    1、主要信息流程

    （1）人口计生部门按规定确认本年度的奖励扶助对象，并将本年度奖励扶助对象汇总信息和个案信息报送财政部门和代理发放机构。

    （2）财政部门按照奖励扶助对象目标人群、奖励扶助标准及各级财政负担比例，编制下达经费预算，并将预算资金拨付代理发放机构，同时将预算资金拨付情况通报人口计生部门。

    （3）代理发放机构根据人口计生部门提供的奖励扶助对象名单建立奖励扶助对象个人账户，并将奖励扶助金及时足额划转到奖励扶助对象个人账户，同时将建立个人账户和资金划拨情况反馈财政和人口计生部门。

    2、个案信息登记与变更

    （1）奖励扶助对象个案信息登记在完成以下程序后进行：

    ①符合奖励扶助条件的对象向村（居）委会登记、申报，填写《全国农村计划生育家庭奖励扶助对象申报表》；

    ②村级初审并张榜公示，签署评议意见；

    ③乡级审核并张榜公示，签署审议意见；

    ④县级审批并张榜公布，签署审批意见。

    （2）信息上报程序与时限。村（居）委会、乡（镇、街道）和县级人口计生部门均应签署审核意见，并由主要负责人签字并加盖单位公章。县级人口计生部门实施奖励扶助对象资格确认的最后时限为每年5月底。新增的符合奖励扶助条件的对象因故未纳入的，原则上纳入下一年度的奖励扶助对象确认程序。

    （3）手工信息报告和流转制度。《全国农村部分计划生育家庭奖励扶助对象个人申报表》一式三份，由符合奖励扶助条件的对象填报后，分别报经村（居）委会、乡（镇、街道）和县级人口计生部门审核。最终确认的奖励扶助对象，由县级人口计生部门将《全国农村部分计划生育家庭奖励扶助对象个人申报表》的两联分别反馈给乡、村两级保存、归档、管理。另一联由县级人口计生部门留存。《全国农村部分计划生育家庭奖励扶助对象个人申报表》应长期保存。

    （4）奖励扶助对象实行年审制度。村、乡两级要加强对年度奖励扶助对象个人信息档案的动态管理，及时掌握个案信息变更情况。并认真落实年审及退出对象的张榜公示制度。对隐瞒不报或上报不及时而造成冒领、多领奖励扶助资金的，依有关法律法规和政策规定进行追缴，并追究相关责任人的责任。

    3、信息录入与传输

    县级人口计生部门根据已确认的奖励扶助对象，负责将奖励扶助对象个人申报表的有关信息录入奖励扶助管理信息系统，在上报地（市）和省级人口计生部门同时直报国家人口计生委。

    4、信息处理与应用

    （1）人口计生部门、代理发放机构要建立奖励扶助信息管理制度，并确定专人具体负责信息工作，按规定及时录入、变更、处理、传输有关信息。

    （2）加强信息资源的开发利用，为奖励扶助决策、管理、评估提供必要的信息。如：

    ①汇总分析奖励扶助对象和奖励扶助资金的有关情况，推算奖励扶助对象数量变动情况及奖励扶助资金需求情况，为进一步分析、把握、调整奖励扶助制度的运行情况，提供数据支持。

    ②提供预算决算、资金发放、检查监督所需基础数据。

    ③财政、人口计生部门、代理发放机构及时掌握工作动态，有针对性地开展工作。 ④为奖励扶助制度综合评估提供基础信息。

    5、信息安全

    ⑴建立信息处理、利用、发布制度以及安全管理制度和监督机制，明确使用权限和安全责任。

    ⑵将各种手工记录等原始资料保存入档，由专人妥善保管。

    ⑶做到专机专用。不得使用盗版软件。

    ⑷定期对奖励扶助对象个案信息库中的信息开展全面核查和校验，确保个案信息库的完整、准确。

    ⑸定期进行信息备份，形成安全可靠的备份信息资源。妥善保管账号和密码，不得越权获取或处理信息，不得擅自对外提供内部信息。

    ⑹定期进行系统软件、硬件维护，做好维护记录。建立故障、病毒防范应急处理机制。

    （四）基本要求

    ⑴资源共享。信息的采集应使用各部门现有的数据收集系统，建立协调、规范、有效的信息交流与共享机制，实现相关部门与机构之间以及人口计生各职能部门之间的信息流转。

    ⑵保障安全。定期开展信息安全风险评估，建立信息安全应急处理工作机制。

    ⑶统一规范，优先建立信息收集、信息公示、信息采集、信息登记、信息核查、信息上报、信息交流、信息变更、信息处理、信息管理、信息应用、信息安全、质量控制等方面的规范制度。

    ⑷因地制宜。各地可根据本地的工作实际，在国家信息管理的大框架下自行确定本地的信息管理体系。